Deze bijlage hoort bij de verwerkersovereenkomst tussen de verwerkingsverantwoordelijke en All Property Management B.V. (verwerker) en werkt de verwerking in het APM-portaal nader uit. Bij strijd prevaleert de verwerkersovereenkomst; deze bijlage vult die aan voor het portaal.
1. Verwerkingen in het portaal
| Verwerking | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Accountbeheer en toegang | Inloggen, rollen en rechten | Uitvoering overeenkomst |
| Huurdossier en verhuur | Beheer huurovereenkomsten en communicatie | Uitvoering overeenkomst |
| Betalingen en huuradministratie | Huurincasso en afrekening | Uitvoering overeenkomst / wettelijke plicht |
| Onderhoudsmeldingen | Afhandeling reparaties en meldingen | Uitvoering overeenkomst |
| Documentopslag | Bewaren en delen van documenten | Uitvoering overeenkomst |
| Logging en beveiliging | Beveiliging en frauddetectie | Gerechtvaardigd belang |
2. Categorieën persoonsgegevens
- Identificatie- en contactgegevens (NAW, e-mail, telefoon).
- Financiële gegevens (bankrekening, betaal- en huurhistorie).
- Dossiergegevens (huurovereenkomst, meldingen, correspondentie).
- Technische gegevens (inloggegevens, IP-adres, logbestanden).
3. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Fiscaal en administratief relevante gegevens worden zeven jaar bewaard (art. 52 AWR). Overige gegevens worden verwijderd binnen een redelijke termijn na beëindiging van de overeenkomst, tenzij een langere wettelijke bewaarplicht geldt.
4. Beveiligingsmaatregelen (art. 32 AVG)
- Versleuteling van gegevens in transport (TLS) en in opslag.
- Toegang op basis van rollen en het principe van minimale bevoegdheid.
- Meervoudige authenticatie voor beheerders.
- Logging, monitoring en periodieke back-ups met hersteltests.
- Gescheiden omgevingen voor ontwikkeling, test en productie.
5. Subverwerkers portaal
Voor het portaal worden de subverwerkers uit de subverwerkerslijst ingeschakeld. Die lijst maakt deel uit van de verwerkersovereenkomst.